La scheda museale è stata progettata come un vero e proprio fascicolo elettronico relativo alle singole opere d’arte, entro il quale è possibile inserire ogni sorta di documenti pertinenti al bene: immagini, bibliografie, schede di prestito, note di restauro e quant’altro di interesse per la gestione dell’opera.
La scheda museale consente il controllo rapido e completo di tutte le informazioni necessarie alla gestione dell’opera fornendo i collegamenti alle notizie contenute in ogni altro archivio informatizzato, evitando così la duplicazione di informazioni identiche in archivi diversi.
La scheda museale gestisce i dati ambientali (le collocazioni nelle sale o nei depositi), permette di organizzare cronologicamente la movimentazione, i restauri, le mostre che hanno intressato la singola opera d’arte, contenendo sia le informazioni relative all’opera (soggetto, autore, tecnica, misure, bibliografia ecc.) sia le informazioni relative alla documentazione correlata.
La scheda museale permette la gestione e l’archiviazione non solo di tutte le informazioni ufficiali dell’opera, ma anche di tutti quegli allegati di servizio (foto non ufficiali, e-mail, note, appunti) che non potrebbero mai fare parte di un archivio ufficiale ma che sono necessari nelle attività quotidiane dei tecnici museali.
La scheda museale è un sistema di gestione web-based: l’accesso protetto da password permette di avere sempre disponibili, là dove è possibile collegarsi alla rete internet, tutte le informazioni inserite, rendendo al contempo semplice la stampa dei dati e dei testi inseriti e la consultazione di tutti i vari tipi di allegati.
Questo strumento, testato e ampiamente collaudato in anni di collaborazione con importanti musei, viene oggi impiegato con piena soddisfazione dalla Galleria degli Uffizi, dalla Galleria dell’Accademia, dal Museo Nazionale del Bargello, dalla Galleria Palatina, dal Museo di San Marco.
La catalogazione intesa come attività di registrazione, descrizione e classificazione di tutte le tipologie di beni culturali è una delle attività fondamentali delle Soprintendenze e di tutti gli Enti che sul territorio si occupano di conoscere, tutelare, conservare e permettere la fruizione delle opere d’arte.
Le metodologie e gli standard di catalogazione adottati dall’Istituto Centrale per il Catalogo e la Documentazione (ICCD) del Ministero dei Beni Culturali Italiano rispondono solo in parte alle molteplici e diverse esigenze dei curatori dei Musei di reperire rapidamente informazioni estremamente diverse in merito ai beni conservati.
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